De job in het kort

Je gaat aan de slag in de financiële dienst van Ter Loke. De diensten van Ter Loke zorgen voor een optimale bedrijfsvoering. In de ploeg van 2 andere collega’s binnen de financiële diensten sta jij in voor het bevoorraden van de diensten/afdelingen van de organisatie door het aankopen van de meest geschikte goederen en diensten tegen de beste voorwaarden en voor het opvolgen van het aankoopproces. Lees meer over Ter Loke.

Jij…

• hebt een diploma professionele bachelor in een administratieve of economische richting, of gelijkwaardig door ervaring.
• wil werken tijdens kantooruren.
• kan zo snel mogelijk in dienst komen.
• herkent jezelf in het DNA van Ter Loke en je vindt onze werkafspraken vanzelfsprekend (klik op deze link).

Ter Loke…

• biedt professionele zorg en begeleiding op maat voor mensen in een kwetsbare situatie. Lees meer
• draagt zorg voor je! Bij Ter Loke waarderen, steunen, sturen en stimuleren we onze collega’s, vrijwilligers en stagiairs.
• laat je leren en groeien! Bij ons krijg je ontwikkelingskansen, als persoon en als professional.
• zorgt ervoor dat mensen graag en goed kunnen samenwerken. Bij ons kom je in een team terecht met een grote verbondenheid en onderlinge steun.

Dit bieden we je

• een halftijds contract (19 uur per week) van onbepaalde duur.
• een boeiende en uitdagende job die mee onze samenleving mooier helpt maken.
• een leuke werkplek in Vosselaar (filevrij, hoera!)
• een loon volgens barema’s van PC319.01: A1
• bovenop de wettelijke vakantiedagen nog extra vakantiedagen
• Nog niet overtuigd? Ontdek meer redenen om voor Ter Loke te kiezen!

Iets voor jou?

Past deze job bij jou? En herken je jezelf in dit profiel? Solliciteer dan snel via www.terloke.be/vacatures en upload een CV met foto bij het webformulier. Op zondagavond 22 september sluiten we de sollicitaties af. De eerste communicatie verloopt per mail. Kijk ook je spambox na.

• STAP 1:   Een eerste selectie gebeurt op basis van de schriftelijke sollicitatiegegevens.
• STAP 2:   Op dinsdag 24 september van 15.00 tot 16.00 uur is er een informatievergadering  (met verplichte aanwezigheid) voor alle uitgenodigde kandidaten.
• STAP 3:   De week daarna plannen we individuele gesprekken. 
• STAP 4:   Op donderdagnamiddag 10 oktober is de eindronde.

Meer info? patrick.demeulemeester@terloke.be - 0470/670.327
 

VOLLEDIGE FUNCTIEOMSCHRIJVING

1. Algemeen doel

Bevoorraden van de diensten van de organisatie door het aankopen van de meest geschikte goederen en diensten tegen de beste voorwaarden en het opvolgen van het aankoopproces.

2. Plaats in het organogram

• Basisfunctie binnen de diensten
• Rechtstreeks leidinggevende is coördinator FACILITERENDE DIENSTEN

3. Activiteiten/taken

Voorbereiden van de aankoop van goederen en diensten volgens de wetgeving overheidsopdrachten

• Ontvangt en analyseert de vragen en behoeftes in verband met de aan te kopen goederen en diensten vanuit een duurzaamheids- en circulariteitsvisie.
• Bereidt de offertevraag voor en vraagt indien nodig bijkomende informatie bij de betrokken dienst.
• Gaat bij de aankoop van nieuwe goederen en diensten op zoek naar de meest geschikte leverancier.
• Onderzoekt hierbij de mogelijkheden tot aankoop via aankoopcentrales.
• Treedt op als contactpersoon met leveranciers, ontvangt hun vertegenwoordigers en vraagt productinformatie en levertijden op.
• Stuurt de vraag naar offertes uit, waar nodig via het elektronische platform van overheid e-procurement.
• Beoordeelt de offertes:

• Vergelijkt de offertes (bv. op prijs en kwaliteit).
• Onderhandelt binnen afgesproken raamcontracten met de leveranciers.
• Beslist binnen afgesproken raamcontracten over de aankoop en overlegt indien nodig met de coördinator faciliterende diensten en de interne klant.

Aankopen van goederen en diensten volgens de wetgeving overheidsopdrachten

• Maakt de bestelbon op door het registreren van de nodige gegevens (bv. materiaal, aantallen, prijs, levertermijn), stuurt deze indien nodig ter goedkeuring door naar de coördinator faciliterende diensten en plaatst de bestelling.
• Maakt de nodige praktische afspraken in verband met het leveren van goederen en diensten (bv. met de leverancier, inlichten van de desbetreffende dienst over de levering).
• Volgt de bestelling op (bv. leveringstermijn), controleert of alles correct verloopt en treedt op als contactpersoon met de leverancier bij problemen.

Opvolgen van inkomende goederen en diensten

• Registreert en nummert de inkomende goederen en diensten en noteert belangrijke informatie (bv. duur van de garantie) in de daarvoor bestemde bestanden.
• Controleert de ontvangen factuur, vergelijkt deze met de bestelbon, keurt goed en klasseert zowel de factuur als de bestelbon.
• Bespreekt afwijkingen op de geleverde goederen en diensten en de bestelbon met de betrokken dienst.
• Contacteert de leverancier bij problemen met de geleverde goederen en diensten of de factuur en zendt foutieve leveringen terug

4. Criteria

Kennis en kunde

• Heeft kennis[1] van de aankoopprocedures volgens de wetgeving overheidsopdrachten.
• Heeft gespecialiseerde kennis van de aan te kopen goederen en diensten en het marktaanbod.
• Heeft kennis van de procedures en het functioneren van de organisatie.
• Heeft rekenkundig inzicht.
• Kan offertes analyseren.
• Kan werken met de nodige specifieke informaticatoepassingen waaronder het onlineplatform van de overheid e-procurement¹, het boekhoudpakket van de organisatie¹, MS Office Excel, ...
• Inwerktijd: 3 tot 6 maanden.

Leidinggeven

• Niet van toepassing

Communicatie

• Vraagt informatie op bij de interne klant in verband met behoeftes betreffende de aankoop.
• Informeert en adviseert de coördinator faciliterende diensten over aankopen en bespreekt de ontvangen offertes.
• Vraagt informatie over prijzen en leveringsvoorwaarden op bij leveranciers, ontvangt hun vertegenwoordigers en onderhandelt over de aankoopvoorwaarden.

Probleemoplossing

• Schat op basis van de nodige criteria en binnen de organisatieprocedures de prioriteiten van de aankopen in.
• Contacteert de leverancier in geval van een foutieve of laattijdige levering en bedingt betere voorwaarden ter compensatie.

Verantwoordelijkheid

• Bepaalt na analyse van de offertes binnen raamcontracten de aankoop van goederen en diensten.
• Garandeert de continuïteit van de werking in de organisatie door tijdig de nodige bestellingen te plaatsen.
• Overlegt met en vraagt goedkeuring aan de coördinator faciliterende diensten bij aankopen buiten raamcontracten en bij het plaatsen van omvangrijke bestellingen.

Omgevingsfactoren

• Beeldschermwerk is een wezenlijk deel van de functie (>80%)

5. Bijkomende bepalingen

• Minimaal diploma professionele bachelor in een administratieve of economische richting of gelijkwaardig door ervaring
• Zeer goede kennis van het Nederlands